Cara memakai panduan ini: bagian 🚀 Hari pertama untuk admin perusahaan (sekali saja saat menyiapkan),
bagian 📱 Absen sehari-hari untuk karyawan, bagian 📝 Pengajuan untuk karyawan & atasan,
dan bagian ✅ Persetujuan, rekap, penggajian untuk atasan/HR. Bagian ❓ Pertanyaan menjawab hal-hal yang paling sering ditanyakan.
🚀 Hari pertama: menyiapkan perusahaan Anda
Admin Perusahaan
Sekitar 30 menit, sekali saja. Kerjakan berurutan.
1
Masuk & ganti sandiBuka alamat perusahaan Anda (mis. absensi.namaperusahaan.co.id), masuk dengan username dan sandi awal dari kami. Sistem akan meminta Anda mengganti sandi — pilih sandi yang hanya Anda yang tahu.
2
Jam kerja & hari kerjaMenu ⚙️ Pengaturan → bagian "⏱️ Grup Jam Kerja". Isi hari kerja (1=Senin … 7=Minggu), jam masuk, jam keluar, jam istirahat, dan toleransi keterlambatan. Bila tiap divisi berbeda jam kerjanya, buat satu jadwal untuk masing-masing divisi.
3
Lokasi & radius absenMasih di ⚙️ Pengaturan → bagian "📍 Lokasi & Geofence". Tambahkan setiap titik kerja (kantor, gudang, proyek) beserta radiusnya. Karyawan hanya bisa absen di dalam radius ini — kecuali karyawan lapangan yang memakai tombol "Mulai Tugas".
4
Daftar karyawanMenu 👥 Data Karyawan → tab "➕ Tambah karyawan" (satu per satu) atau "📥 Impor massal" (tempel banyak sekaligus dari Excel dengan format Nama;NIK;Jabatan;Atasan;akun). Isi juga atasan langsungnya agar pengajuan langsung masuk ke orang yang tepat.
5
Akun masuk karyawanMasih di 👥 Data Karyawan: centang "Sekalian buatkan akun masuk" saat menambah, atau tekan 🔐 Buatkan akun pada karyawan yang belum punya. Sistem membuat username otomatis dan menampilkan sandi awal SEKALI saja — catat dan sampaikan ke karyawan.
6
Kalender liburMenu 📅 Kalender Libur: pastikan hari libur nasional dan cuti bersama tahun ini sudah terisi. Hari libur memengaruhi perhitungan lembur dan potongan.
7
Aturan uang & potonganMenu ⚙️ Aturan Gaji: sesuaikan potongan alfa/telat, uang makan, tarif lembur, BPJS, dan pajak sesuai kebijakan perusahaan Anda. Nilai awal sudah kami isikan sebagai titik mula.
8
Ajak karyawan registrasi wajahMinta setiap karyawan membuka 😀 Registrasi Wajah dari HP masing-masing dan mengambil wajahnya (di tempat terang, tanpa masker/topi). Setelah itu mereka bisa langsung absen.
📱 Absen sehari-hari dari HP
Karyawan
Tidak perlu memasang aplikasi. Buka alamat perusahaan di browser HP.
1
Buka & masukBuka alamat absensi perusahaan Anda, lalu masuk dengan username dan sandi dari admin. Bila belum punya, minta admin membuatkan.
2
Izinkan kamera & lokasiSaat pertama kali, browser akan meminta izin kamera dan lokasi — pilih "Izinkan". Tanpa izin ini, absen tidak bisa diproses.
3
Registrasi wajah (sekali saja)Menu 😀 Registrasi Wajah → tekan Ambil, pastikan wajah terlihat jelas di dalam lingkaran, lalu simpan. Satu karyawan satu wajah.
4
Absen masukMenu 📍 Absen → tekan "✅ Masuk". Arahkan wajah ke kamera dan tunggu sampai muncul keterangan berhasil. Absen hanya berlaku di dalam radius lokasi kerja (kecuali kerja lapangan).
5
Istirahat & kembaliTekan "☕ Istirahat" saat mulai istirahat dan "↩️ Kembali" saat selesai, supaya jam kerja efektif Anda terhitung dengan benar.
6
Absen keluarSebelum pulang, tekan "🏁 Keluar". Bila lupa absen keluar, laporkan ke admin/HR — kegagalan absen tercatat tersendiri.
7
Kerja lapangan (sales, proyek, pengiriman)Gunakan "🌐 Mulai Tugas" di awal dan "🛑 Selesai Tugas" di akhir. Untuk tiap kunjungan, gunakan "📍 Kunjungan" agar rekap kunjungan Anda tercatat.
8
TerlambatBila terlambat, isi keterangan pada menu ⏰ Ijin Telat. Keterangan yang disetujui atasan dan HR membuat uang makan hari itu tetap diberikan.
📝 Pengajuan: izin, cuti, lembur, tukar jam, dinas
Karyawan & Atasan
Semua pengajuan melewati atasan langsung lebih dulu, lalu diverifikasi HR.
1
Izin & cutiMenu 🏝️ Izin/Cuti → pilih jenis, tanggal, dan isi keperluan. Jatah cuti berkurang otomatis setelah disetujui.
2
LemburMenu ⏰ Lembur → isi tanggal dan jam lembur. Perhitungan tarif lembur mengikuti aturan yang disetujui.
3
Tukar jamMenu 🔁 Tukar Jam → ajukan pertukaran jam kerja beserta alasannya (mis. mengganti shift dengan rekan).
4
Dinas luar kotaMenu 🧳 Dinas Luar Kota → isi keperluan, tujuan, peserta, dan perkiraan biaya. Atasan menyetujui, lalu HR memverifikasi.
5
Realisasi dinasSetelah dinas selesai, pengaju wajib mengisi realisasi biaya dan mengunggah bukti. Bila belum diisi, statusnya tampil pada tab "Belum Realisasi" di layar pembayaran dinas.
6
Penyetuju wajib menulis alasan bila menolakSaat menolak pengajuan, kolom alasan wajib diisi supaya pengaju tahu apa yang harus diperbaiki.
7
Pantau keputusanSemua pemberitahuan masuk ke menu 🔔 Notifikasi. Bila perusahaan mengaktifkan Telegram, salinannya juga dikirim ke Telegram Anda.
✅ Persetujuan, rekap, dan penggajian
Atasan, HR & Admin
Hanya tampil untuk yang berhak sesuai struktur organisasi.
1
Antrean persetujuanMenu ✅ Approval berisi semua pengajuan yang menunggu keputusan Anda (izin/cuti, lembur, tukar jam, dinas, keterangan terlambat). Buka satu per satu, setujui atau tolak dengan alasan.
2
Rekap absensiMenu 📊 Rekap Absensi menampilkan kehadiran harian/bulanan bawahan Anda; bisa disaring per tanggal dan diunduh. ⏱️ Rekap Lembur & 📊 Rekap Telat untuk rekap khusus.
3
Kegagalan absenMenu 🚧 Kegagalan Absen berisi percobaan absen yang gagal (wajah tidak cocok, di luar radius, kamera bermasalah) — dipakai HR untuk menindaklanjuti.
4
PenggajianMenu 💵 Hitung Gaji menghitung gaji periode tertentu (potongan, BPJS, pajak, uang makan, lembur). Setelah dijalankan, slip tiap karyawan bisa dicetak dari 💼 Data Gaji Karyawan.
5
Laporan & THRMenu 📄 Laporan Gaji untuk rekap penggajian; 🎁 THR untuk perhitungan tunjangan hari raya.
6
Pembayaran dinasMenu 💰 Pembayaran Dinas untuk mencatat pembayaran biaya dinas (boleh sebagian) dan mencetak slipnya.
7
Data karyawanMenu 👥 Data Karyawan untuk menambah/ubah karyawan, membuat atau mereset sandi (lupa sandi cukup direset admin — tanpa email), dan menonaktifkan karyawan yang sudah tidak bekerja.
8
Riwayat perubahanTab 🧾 Riwayat tindakan pada menu Data Karyawan mencatat siapa menambah/mengubah/menghapus data karyawan.
❓ Pertanyaan yang sering muncul
Semua
❔ Karyawan lupa sandi, bagaimana?Admin perusahaan membuka 👥 Data Karyawan → tombol 🔑 Reset sandi. Sandi baru muncul sekali di layar; sampaikan ke karyawan, dan mereka wajib menggantinya saat masuk.
❔ Wajah tidak dikenali saat absen.Pastikan pencahayaan cukup (menghadap cahaya, bukan membelakangi), wajah tidak tertutup masker/kacamata gelap/topi, dan tidak memakai foto orang lain. Bila menetap, lakukan registrasi ulang wajah dari menu 😀 Registrasi Wajah.
❔ Muncul pesan di luar radius lokasi.Absen hanya bisa di dalam radius titik kerja yang diatur admin. Untuk kerja lapangan, gunakan 🌐 Mulai Tugas. Bila titik lokasi belum tepat, minta admin memperbaikinya di ⚙️ Pengaturan.
❔ HP tidak ada internet atau tidak dibawa.Absen memerlukan koneksi. Bila benar-benar tidak bisa absen, laporkan ke atasan/HR; percobaan yang gagal tercatat di 🚧 Kegagalan Absen dan bisa dicatat ulang oleh HR.
❔ Karyawan resign atau berhenti.Jangan dihapus bila sudah punya riwayat absen — cukup dinonaktifkan (⏸ Nonaktifkan akun) supaya datanya tetap utuh dan kuota paket kembali.
❔ Karyawan pindah jabatan atau atasan berganti.Ubah di 👥 Data Karyawan (kolom Jabatan & Atasan langsung). Hak akses dan alur persetujuan otomatis menyesuaikan struktur baru.
❔ Jam kerja berbeda antar divisi.Buat lebih dari satu jadwal di ⚙️ Pengaturan → Grup Jam Kerja, masing-masing dengan divisinya.
❔ Notifikasi tidak sampai ke Telegram.Pastikan kanal Telegram perusahaan sudah diaktifkan admin, dan akun karyawan sudah dihubungkan (menu 🔔 Notifikasi → Buat kode penghubung, lalu kirim kodenya ke bot perusahaan). Notifikasi dalam aplikasi selalu tetap masuk.
❔ Ingin menambah titik kerja atau mengubah radius.⚙️ Pengaturan → Lokasi & Geofence → tambah/ubah lokasi. Perubahan langsung berlaku untuk absen berikutnya.
❔ Ingin memakai domain sendiri atau ganti tampilan perusahaan.Hubungi kami — pemasangan domain cukup satu penambahan record CNAME dari tim IT Anda, dan sertifikat aman (SSL) kami uruskan otomatis.
📞 Butuh bantuan?
Hubungi admin perusahaan Anda untuk hal-hal keseharian (sandi, jabatan, jadwal, lokasi).
Untuk hal teknis (domain, mesin wajah, penambahan paket) hubungi pengelola layanan.
Aplikasi: Yayasan Buddhagaya · versi 0.1-mvp · 18 September 2026
Dokumen ini boleh diperbanyak dan dibagikan ke karyawan perusahaan Anda.